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Aufbewahrungsfristen

1. Wie lange ist aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lagebe-richte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenver-arbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorge-nommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.

Folgendes Beispiel verdeutlicht die Fristberechnung:

Am 25. Mai 2007 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2006.

Frage: Wann können Sie die gesamten Unterlagen zur Bilanz vernichten, damit Sie im Archiv wieder mehr Platz haben?

Antwort: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2007 und läuft

10 Jahre. Sollte das Finanzamt am 31. Dezember 2017 bei Ihnen unangemeldet anklopfen, müssen Sie die Unterlagen noch vorlegen können. Ab dem 1. Januar 2018 können Sie die Unterlagen vernichten.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z. B. einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

 ~ für eine begonnene Außenprüfung

~ für eine vorläufige Steuerfestsetzung

~ für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen

~ für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren

~ zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen

Folgende Unterlagen können ab 1. Januar 2008 vernichtet werden

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Ent-scheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat. Schriftgüter aus dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren können ab 1. Januar 2008 vernichtet werden, soweit nicht die unter Punkt 1 genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern. 

           Schriftgut                           Aufbewahrungsfrist (Jahre)      Entstehungsjahr

 

 Abtretungserklärungen

               6                 

         2001        

 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

            10

       1997

 Akkreditive             10        1997
 Aktenvermerke                 6        2001
 Angebote               6        2001
 Anlagevermögensbücher und -karteien              10        1997
 Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung             10        1997
 Ausfuhrunterlagen                                                                          10        1997
 Ausgangsrechnungen             10        1997
 Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege             10        1997
 Bankbelege             10         1997
 Bankbürgschaften               6         2001
 Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)             10         1997
 Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen             10         1997
 Betriebskostenabrechnung               6        2001         
 Betriebsprüfungsberichte                 6        2001      
 Bewertungsunterlagen              10         1997
 Bewirtungsrechnungen              10         1997 
 Bilanzen (Jahresabschlüsse)                10         1997
 Bilanzunterlagen              10         1997
 Buchungsanweisungen              10         1997
 Buchungsbelege              10         1997 
 Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)                  6          2001 
 Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)                6          2001 
 Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)              10         1997 
 Depotauszüge (soweit nicht Inventare)              10          1997 
 Doppel von Rechnungen              10         1997 
 Eingangsrechnungen              10          1997 
 Eröffnungsbilanzen              10           1997 
 Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsbelege)                6         2001
 Fahrtkostenerstattungsunterlagen                6         2001
 Finanzberichte                6         2001
 Frachtbriefe                6         2001
 Gehaltslisten              10          1997
 Geschäftsberichte              10          1997
 Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)                6         2001
 Geschenknachweise                6          2001 
 Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)              10          1997 
 Grundbuchauszüge                6          2001 
 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)              10          1997 
 Gutschriftanzeigen              10          1997 
 Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)                6          2001 
 Handelsbücher              10          1997 
 Handelsregisterauszüge                6          2001 
 Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz)              10          1997 
 Handelsbücher              10          1997 
 Handelsregisterauszüge                6          2001 
 Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz)              10          1997 
 Inventar              10          1997 
 Investitionszulage (Unterlagen)                6          2001 
 Jahresabschlüsse und Erläuterungen              10          1997 
 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent              10          1997 
 Kalkulationsunterlagen                6          2001 
 Kassenberichte              10          1997 
 Kassenbücher und –blätter                6          2001 
 Kontenpläne und Kontenplanänderungen              10          1997 
 Kontenregister              10          1997 
 Kontoauszüge              10          1997 
 Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages)                6          2001 
 Konzernabschlüsse              10          1997 
 Konzernlageberichte              10          1997 
 Lageberichte              10          1997 
 Lagerbuchführungen              10          1997 
 Lieferscheine              10          1997 
 Lohnbelege                6          2001 
 Lohnkonten                6          2001 
 Lohnlisten              10          1997 
 Magnetbänder mit Buchfunktion                6          2001 
 Mahnungen und Mahnbescheide                6          2001 
 Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)                6                       2001 
 Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsbelege)                6          2001 
 Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung              10          1997 
 Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)                6          2001 
 Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)                6          2001 
 Protokolle                6          2001 
 Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)                6          2001 
 Quittungen              10          1997 
 Rechnungen              10          1997 
 Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)              10          1997 
 Quittungen              10          1997
 Rechnungen              10          1997 
 Reisekostenabrechnungen              10          1997 
 Sachkonten              10          1997 
 Saldenbilanzen              10          1997 
 Schadensunterlagen                6         2001  
 Schriftwechsel                6         2001  
 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung              10          1997 
 Spendenbescheinigungen              10          1997 
 Steuerunterlagen und Steuererklärungen              10          1997 
 Telefonkostennachweise (soweit nicht Buchungsbelege)                6        2001  
 Überstundenlisten                6          2001 
 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)              10          1997 
 Verkaufsbücher              10          1997 
 Vermögensverzeichnis              10          1997 
 Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)                6          2001 
 Versand- und Frachtunterlagen                6          2001 
 Versicherungspolicen                6          2001 
 Verträge                6          2001 
 Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)              10          1997 
 Wareneingangs und -ausgangsbücher              10          1997 
 Wechsel              10          1997 
 Zollbelege                6          2001 
Zwischenbilanz              10         1997

 

Hinweis: Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der Mobilen Aktenvernichtung – Beckingen für Ihre Kunden. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es kann eine steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

 

 

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